O Decreto Regulamentar Regional n.º 45/81/A, de 7 de Outubro, criou no seu artigo 6.º, o Centro de Informação e Documentação (CID), como sendo “um serviço de apoio informativo e documentalístico da Secretaria Regional da Administração Pública, equiparado a Divisão”.

Ao longo dos seus quarenta anos de existência e, com as várias alterações orgânicas, foi adquirindo novas competências e enriquecendo o seu vasto acervo documental, constituído por legislação regional, nacional e europeia, doutrina e jurisprudência, publicações periódicas e monografias sendo, estas últimas, essencialmente da área jurídica e sobre a administração pública.

A estas espécies vem juntar-se o acervo de legislação nacional que fazia parte dos extintos Governo Civil e Junta Geral.

De acordo com o art. 8.º do Decreto Regulamentar Regional n.º 16/2024/A, de 12 de novembro, que estabelece a orgânica da Secretaria Regional das Finanças, Planeamento e Administração Pública, compete ao Centro de Documentação e Arquivo (CDA), o seguinte:

1. Recolher e proceder à análise e difusão de informação técnica sobre a administração regional autónoma, em geral, e sobre serviços diretamente dependentes do secretário regional;
2. Coordenar a recolha e tratamento dos dados relativos às áreas de atuação dos serviços referidos na alínea anterior;
3. Manter atualizadas as bases de dados de monografias, publicações periódicas e documentação em suporte digital, assegurando, designadamente, o seu tratamento em matéria de interesse para a Administração Pública e administração regional autónoma;
4. Recolher, analisar, tratar, atualizar, arquivar e promover a difusão da legislação regional, nacional e comunitária, bem como de toda a documentação jurídica com interesse para os serviços públicos;
5. Analisar, tratar e difundir a legislação regional por todos os serviços de âmbito regional e nacional, através do Projeto LEGAÇOR;
6. Colaborar com o Diário da República Eletrónico na articulação das medidas de disponibilização da informação jurídica da LEGAÇOR;
7. Promover contactos com outros serviços e organismos similares da administração central, regional e local, visando a permuta de informações e experiências;
8. Organizar e assegurar o funcionamento de uma biblioteca especializada, utilizando as novas tecnologias da informação e comunicação;
9. Disponibilizar conteúdos informativos, no âmbito das suas competências, no sítio da Internet e intranet;
10. Garantir o acesso e apoio técnico às entidades públicas ou privadas, bem como de particulares que o solicitem, ao seu acervo documental, especializado na área jurídica, nomeadamente legislação regional, nacional, europeia, doutrina e jurisprudência;
11. Analisar, produzir e implementar, nos serviços que integram a SRFPAP, instrumentos de gestão de documentos, designadamente planos de classificação, manuais de procedimentos, tipologias e circuitos documentais, bem como os planos de transferência de documentos;
12. Estudar e propor normas tendentes à uniformização, à classificação de documentos, da informação e respetivos prazos de conservação;
13. Promover e acompanhar a avaliação, seleção de documentos e propostas de eliminação, aplicando a legislação em vigor em matéria de gestão de documentos, procedendo às eliminações que sejam determinadas e preservando a documentação de conservação permanente;
14. Promover a uniformização de critérios de organização da informação e da documentação para a SRFPAP;
15. Promover a organização e acondicionamento do arquivo histórico e propor normas para a regulamentação da sua consulta e utilização;
16. Promover o inventário do património arquivístico da SRFPAP;
17. Garantir a aplicação das normas e orientações para o regime geral dos arquivos e do património arquivístico da SRFPAP;
18. Assegurar os sistemas de relacionamento com os serviços da administração regional autónoma em matéria de estudos, análise e implementação de medidas para os arquivos administrativos;
19. Cooperar com as entidades que compõem o sistema regional de arquivos, bem como com os centros de documentação de outras entidades;
20. Prestar apoio, no âmbito das suas competências, a todos os serviços da SRFPAP;
21. Assegurar a realização de outras tarefas que, no âmbito da sua área de competências, lhe sejam distribuídas ou cometidas à sua responsabilidade.